Ügyvitelszervezés
Az Auditinfo Kft. ügyvitelszervezési szolgáltatásai az alábbiak szerint érhetőek el:
Papíralapú ügyvitel
Elektronikus ügyvitel
Nyilvántartások és szabályzatok
Dokumentum menedzsment
Bevezetés
Papír alapú
A napi munkavégzés átláthatóságának és nyomonkövethetőségének érdekében rendszerszemléletű, folyamatorientált adminisztráció megvalósítása szükséges.
Az üzleti folyamatok támogatását célzó adminisztratív munkaszervezés megkönnyíti és felgyorsítja a válallkozás működését, így eredményei már rövidtávon is megmutatkoznak.
Az adminisztráció átláthatóbbá és követhetővé válik, a dokumentumok egységes kezelése is könnyebben megvalósítható.
Vezetői szinten az adminisztráció átláthatósága kulcsfontosságú annak érdekében, hogy a döntésekhez megfelelő mennyiségű és időszerű belső információ álljon rendelkezésre.
Mivel a vállalati folyamatok – és az ezeken belüli egyes feladatok – egymásra épülése megköveteli az időben és minőségben is pontos adminisztratív munkát, felsővezetői szinten kiemelten lényeges, hogy láthatóvál váljanak azon pontok, amelyeken az egyes folyamatok esetlegesen elakadhatnak.
Ennek segítségével lehetővé válik a feladatok optimális elosztása a munkvállalók terheltségének és képességeinek figyelembe vételével.
A különféle nyilvántartások elkészítése is naprakészen tartása is kulcsfontosságú a megfelelően informált döntések meghozatala érdekében.
Elektronikus ügyvitel
Az elektronikus ügyvitelvezetés és szervezés mára elengedhetetlen szükségletté vált minden vállalkozás számára.
A hatékony működés egyik legalapvetőbb feltétele, hogy a tevékenységgel kapcsolatos információk naprakészen, biztonságos környezetben legyenek elérhetők a vállalat minden illetékes munkavállalója számára.
Az információk pontos nyilvántartása és gyors továbbítása kizárólag korszerű informatikai rendszerek alkalmazásával lehetséges.
A megfelelő folyamatokra épülő ügyvitel lehetővé teszi, hogy az infrastrukturális beruházások költsége a lehető legalacsonyabb szinten maradjon, optimális működési környezet megteremtése mellett.
Az Auditinfo Kft. vállalja az ügyviteli folyamatok szervezését és elektronizálását.
A már meglévő dokumentumokat igény szerint nyilvántartásba vesszük, digitalizáljuk és tároljuk.
Az ügyviteli folyamatok megtervezése után definiáljuk a működtetésükhöz szükséges informatikai rendszereket és elvégezzük a folyamatok és az említett rendszerek bevezetését is, implementációs projekt keretén belül.
Nyilvántartások és szabályzatok
Az átlátható és hatékony működés érdekében elengedhetetlen, hogy a vállalkozás megfelelően kialakított és elfogadott szabályzatok szerint végezze tevékenységét.
Így pontosan alakíthatóak ki a feladat és felelősségi körök, aminek következtében a munkavállalók számára is egyértelművé válnak saját feladatain túl a kapcsolódási pontok, az eszkalációs folyamatok és felelősségi körök egyaránt.
Megfelelően karbantartott, naprakész nyilvántartások segítségével rendelkezésre állnak azok az üzleti információk, melyek a döntések meghozatalához szükségesek.
Az így kialakuló adatbázisok nem csupán a vállalt működéséről, hanem ügyfelekről, partnerekről és beszállítókról is nagy mennyiségű, naprakész információt szolgáltatnak, ami a későbbiekben az üzleti intelligencia alkalmázását és az adatbányászat lehetőségét teremtik meg.
Dokumentum menedzsment
A bevezetett üzleti folyamatok lépéseihez különféle dokumentumok szükségesek vagy a folyamat során keletkeznek olyan dokumentumok, amelyek a további lépésekhez elengedhetetlenül fontosak.
Ennek megfelelően, a vállalat dokumentumkezelését – azaz dokumentum menedzsmentjét – oly módon célszerű kialakítani, hogy az támogassa az üzleti folyamatok futását a szervezet szintjein.
Épp emiatt, az Auditinfo Kft. olyan dokumentum menedzsment rendszerek tervezését és szoftveres bevezetését végzi, amelyek megfelelnek ezen kritériumoknak.
A cél, hogy bármilyen elektronikus vagy elektronizálható információ dokumentumként álljon rendelkezésre a folyamat során.
Különösen lényeges, hogy a szükséges dokumentumok mindig azon személyek részére álljanak rendelkezésre, akiknek szükségük van rá, illetve jogosultak annak megtekintésére.
Rendszereink emiatt heterogén adatkörnyezetekben is folyamatorientáltan és központosítva valósítják meg a dokumentumok menedzsmentjét.
Bevezetés
A megtervezett adminisztrációs, nyilvántartás és dokumentum kezelő rendszereket az Auditinfo Kft. bevezeti és gondoskodik az azokat használó munkavállalók megfelelő képzéséről.
Ügyfeleinkkel szorosan egyeztetve, egyedi igényeik alapján implementáljuk a DMS (Document Management System) rendszereket ügyelve arra, hogy az előkészítés során minden, addig rendszerezetlen, eltérő adathordozókon tárolt információt rendszerezve, egységes adattárolással, központosítva emeljünk át a kialakításra kerülő rendszerbe.
Kérdése van?
Magas szaktudással és tapasztalattal,
készséggel állunk rendelkezésére!
Vegye fel velünk a kapcsolatot!
